Privacyverklaring
In deze verklaring leest u welke persoonsgegevens Het Overnamehuys in het dossierportaal verwerkt, waarom, met wie wij ze delen, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft.
Wie wij zijn
Het Overnamehuys is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens in dit dossierportaal (verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG).
- Adres: Alkmaar
- KvK-nummer: (nog niet ingevuld bij Kantoor)
- E-mail: (nog niet ingevuld bij Kantoor)
- Telefoon: (nog niet ingevuld bij Kantoor)
Van wie wij gegevens verwerken
- Klanten: de ondernemer die zijn onderneming wil verkopen, en de contactpersoon van die onderneming.
- Medecontactpersonen: een compagnon, financieel manager of adviseur die de klant bij het traject betrekt.
- Gegadigden: kopers en andere partijen die belangstelling hebben voor een onderneming.
- Medewerkers van het kantoor die met het portaal werken. Voor hen is er een aparte toelichting over de bewaking van het portaal.
Welke gegevens
- Naam, functie, e-mailadres en telefoonnummer.
- Gegevens over de onderneming en het traject: stukken, antwoorden op de vragenlijst, taken, berichten, afspraken en ondertekeningen.
- Gegevens over het gebruik van het portaal: wanneer u inlogt, welke stukken u opent of downloadt en vanaf welk IP-adres. Dit leggen wij vast voor de beveiliging.
- Wij vragen niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, en niet om burgerservicenummers of kopieën van identiteitsbewijzen. Die horen niet in een overnamedossier: maak ze onleesbaar voordat u een stuk aanlevert. Bij elke upload verklaart u dat het bestand ze niet bevat.
Waarvoor en op welke grondslag
- Uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG): het begeleiden van de verkoop, het delen en ondertekenen van stukken, en het contact met u.
- Gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG): de gegevens van medecontactpersonen en gegadigden die nodig zijn voor het traject, en de beveiliging van het portaal met een logboek en bewaking op afwijkend gebruik.
- Wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG): de fiscale bewaarplicht van het kantoor voor zijn eigen administratie.
Met wie wij gegevens delen
Wij delen gegevens alleen met partijen die het portaal voor ons laten werken, onder een verwerkersovereenkomst:
- Hosting: de server en de back-up van het portaal.
- E-mail: de mailserver van het kantoor, voor de berichten die het portaal verstuurt.
- Sms: de aanbieder die de aanmeldcode verstuurt; die ontvangt alleen het telefoonnummer en de code.
- Adobe Acrobat Sign: voor het ondertekenen van stukken, als uw adviseur een stuk zo klaarzet; Adobe ontvangt uw naam, uw e-mailadres en het stuk.
De naam van een gegadigde ziet de klant pas als de adviseur die vrijgeeft. De contactgegevens van een gegadigde komen niet bij de klant.
Waar de gegevens staan
De gegevens staan op servers binnen de Europese Unie. Voor ondertekenen gebruikt het kantoor het Europese datacentrum van Adobe. Wij geven geen gegevens door aan landen buiten de Europese Economische Ruimte.
Hoe lang wij gegevens bewaren
- Het klantenportaal sluit na 12 maanden zonder activiteit.
- Na het afronden van een traject krijgt de klant zijn stukken in één bestand. Het dossier staat daarna nog 14 dagen klaar, zodat het afronden terug te draaien is, en wordt dan vernietigd.
- Wat het kantoor zelf moet bewaren voor zijn administratie, zoals de opdracht, de facturen en de ondertekende stukken, bewaart het 7 jaar.
- De gegevens van een gegadigde die afvalt, verwijderen wij 30 dagen na de afwijzing.
- De schermgebeurtenissen die wij voor de beveiliging bijhouden, verdwijnen na 30 dagen.
- Het logboek (wie wat deed en wanneer, zonder inhoud) bewaren wij als bewijs ten minste 7 jaar.
Uw rechten
U heeft recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar. Een overzicht van wat wij over u hebben vastgelegd haalt u zelf op in het portaal. Voor de andere rechten neemt u contact op via (nog niet ingevuld bij Kantoor) of (nog niet ingevuld bij Kantoor). Wij antwoorden binnen een maand. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).
Cookies
Het portaal gebruikt alleen functionele cookies: één die u ingelogd houdt, één die vervalste formulieren tegenhoudt en één tijdens de tweede stap van het inloggen. Er zijn geen cookies voor statistiek of advertenties, en het portaal laadt niets van andere websites. Uw browser onthoudt alleen welk scherm u het laatst open had, zonder inhoud.
Beveiliging
- Stukken, aangeleverde bestanden en antwoorden op de vragenlijst staan versleuteld opgeslagen.
- Al het verkeer gaat over een versleutelde verbinding.
- U logt in met een wachtwoord dat alleen u kent. Gebruikt het kantoor sms, dan vragen wij ook een code op uw telefoon.
- Elke handeling komt in een logboek waaraan alleen regels worden toegevoegd. Het systeem bewaakt dat logboek op afwijkend gebruik.
- Gaat er toch iets mis met persoonsgegevens, dan melden wij dat binnen 72 uur aan de Autoriteit Persoonsgegevens als de wet dat vraagt, en informeren wij u als het voor u gevolgen heeft.
Wijzigingen
Verandert deze verklaring, dan ziet u de nieuwe versie bij de eerstvolgende keer dat u inlogt.